Come funzionano i software per la gestione delle note di spesa

Partiamo da una premessa obbligata: occuparsi della gestione di una nota di spese può essere un lavoro ingrato. Ecco perché oggi questo tipo di pratica, necessaria per alcune tipologie di lavoro e di dipendenti, viene gestita e smistata attraverso dei software e delle facili e intuitive app che possono essere utilizzate grazie ai nostri dispositivi mobili come smartphone e tablet. Ora è stato stabilito come un buon programma di monitoraggio delle spese consenta ai datori di lavoro di tenere registri finanziari aggiornati e ai dipendenti di segnalare facilmente le proprie spese.

Va detto che non è così scontato entusiasmarsi per il software di monitoraggio delle spese. Per i datori di lavoro, l’obiettivo è tenere registri finanziari aggiornati; per i dipendenti, vogliono solo caricare le ricevute o essere rimborsati in modo tempestivo senza strapparsi i capelli. Tutti possono concordare sul fatto che hanno solo bisogno di un tracker semplice in modo che le ricevute aziendali vengano scansionate (idealmente in movimento) e le spese siano approvate senza troppi problemi o storie.

Per questo motivo abbiamo deciso di esaminato prodotti che possono crescere con il tuo piccolo team e consentire a te e ai tuoi nuovi assunti di entrare e iniziare a utilizzare. Inoltre, abbiamo scelto un software in grado di integrarsi con il software di contabilità del tuo team e che offre altri vantaggi che vanno oltre la pinzatura di una ricevuta su una fattura. (Vedi la nostra metodologia per ulteriori informazioni su come abbiamo scelto i migliori tracker di spesa per i proprietari di piccole imprese.)

Che cos’è il software di monitoraggio delle spese?

Hai bisogno di spendere un pasto con un cliente o tenere traccia del chilometraggio che hai messo sul furgone aziendale? In poche parole, il software di monitoraggio delle spese elimina la necessità di inserire manualmente le ricevute e rende più semplice per i manager controllare le spese dei dipendenti e tenere traccia delle spese aziendali.

Inoltre, la vostra azienda avrà bisogno di un software di monitoraggio delle spese che possa integrarsi (o almeno non entrare in conflitto) con il tuo software di contabilità esistente in modo che il contabile del tuo team possa facilmente tenere una traccia di denuncia fiscale delle tue spese aziendali.

Quanto costano i software di nota spesa?

Il prezzo del software di monitoraggio delle spese può variare a seconda delle dimensioni della tua attività, della complessità dei rapporti, della struttura del dipartimento, delle categorie (ad esempio viaggi, forniture per ufficio) e della funzionalità. Quando abbiamo scelto i nostri consigli, ci siamo concentrati su 10 software popolari che offrono prove gratuite in modo che tu possa provarli prima di scegliere il livello più adatto alle esigenze della tua azienda.

Perché questo software è adatto alle piccole imprese?

Se hai una piccola impresa, il tuo project manager o contabile potrebbe avere le mani occupate e preferirebbe non dedicare tempo prezioso a smistare ricevute, fatture e risme di scartoffie. L’obiettivo di questo software è ridurre il tempo impiegato dal tuo team per monitorare e registrare le spese di rimborso (e semplificare la vita ai manager che devono approvarli). Ad eccezione di Expensify, abbiamo scelto il software di https://www.n2f.com/it perché ci offre più della semplice possibilità di creare fatture e fotografare o scansionare le ricevute. Man mano che la tua attività cresce, vorrai un software che possa crescere in complessità per soddisfare le tue esigenze, categorie di spesa crescenti e team in espansione.

Perché i proprietari di piccole imprese dovrebbero tenere traccia delle loro spese?

Le spese sono più di semplici caffè e viaggi a convegni. Se la tua piccola impresa ha un budget limitato, il monitoraggio e l’approvazione delle spese possono fare la differenza di decine di migliaia di dollari nel tuo budget annuale. Questo software può ridurre il tempo sprecato con le scartoffie e, soprattutto, aumentare la soddisfazione dei dipendenti non avendoli solo attraverso i cerchi per ottenere il rimborso.

La nostra metodologia

Le app che abbiamo esaminato sono state valutate in base ai seguenti criteri:

• Adatto ai principianti
• Disponibile per Android, iOS e web
• Interfaccia facile da navigare
• Integrazioni utili con altri software aziendali
• Facile da personalizzare in base alle esigenze e alle politiche della tua azienda

Per testare il software, abbiamo scaricato le app e testato la funzionalità creando una fattura, aggiungendo le spese utilizzando una ricevuta e in generale testando quanto sia facile avviare l’intero processo per una piccola impresa.